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Tipp 2 für eine gelungene Mitarbeiterveranstaltung

Dorenburg event

Sie haben sich entschlossen, eine Mitarbeiterveranstaltung zu organisieren und das Ziel des Events definiert? Nun sollten Sie zügig mit der Planung beginnen, um im Vorfeld des Ereignisses nicht unter Zeitdruck zu geraten. Wir als Eventagentur empfehlen Ihnen aus Erfahrung einen Vorlauf von mindestens sechs Monaten.

 

Teil 2: Firmenevent – richtige Vorbereitung ist alles.

 

Den richtigen Termin festlegen.

Bei der Terminfindung sollten Sie einige Punkte berücksichtigen, um möglichst vielen Mitarbeitern die Teilnahme an der Veranstaltung zu ermöglichen:

• Passt der anvisierte Termin in den Kalender möglichst vieler Kollegen?

• Ist die Arbeitsbelastung zu dieser Zeit überdurchschnittlich hoch? Haben Sie ein Saisongeschäft? Produktionstermine? Abgabetermine für Projektarbeiten? In diesem Fall haben die meisten Mitarbeiter möglicherweise keine Muße für ein Firmenevent.

• Sind zu dieser Zeit Mitarbeiter im Auslandseinsatz, sodass sie nicht teilnehmen könnten?

• Fällt das Datum in die Zeit der Schulferien oder haben in dieser Phase viele Kollegen ihren Urlaub geplant?

• Welche internen Ereignisse rund um den Termin könnten die Vorbereitungen einer Mitarbeiterveranstaltung erschweren? Denken Sie hierbei auch an Messen, Kongresse oder Fortbildungsveranstaltungen!

• Ist der Führungsstab am Tag des Events geschlossen verfügbar?

Erst wenn Sie all diese Fragen geklärt haben, sollten Sie den Termin endgültig fixieren. Lassen Sie sich jedoch nicht von kleineren Schwierigkeiten aus der Ruhe bringen: Gerade in einem großen Unternehmen oder Konzern werden Sie es natürlich kaum allen recht machen können.

Den Teilnehmerkreis bestimmen

Nun gilt es zu klären, mit welchen Teilnehmern Sie ein Firmenevent oder eine Mitarbeiterveranstaltung durchführen möchten. Geht es um Informationsvermittlung oder Fortbildung, so empfiehlt es sich, einen sinnvoll ausgewählten Mitarbeiterkreis auf die Einladungsliste zu setzen. Stehen Entspannung und Spaß im Mittelpunkt, dann ist zu überlegen, ob neben sämtlichen Mitarbeitern eventuell deren Ehe- und Lebenspartner nicht fehlen sollten. Viele Unternehmen entschließen sich dazu, den familiären Gedanken in den Mittelpunkt zu stellen und auch die Ehepartner mit einzuladen, beispielsweise zu einem fröhlichen Sommerfest mit Spiel, Spaß und Premium Catering. Als Ihre kompetente Eventagentur aus Berlin verfügt dorenburg | event & catering über großartige Möglichkeiten, die Mitarbeiterveranstaltung zu einem Volltreffer für die gesamte Firmenfamilie werden zu lassen.

Wie soll das Ziel der Veranstaltung umgesetzt werden?

Sollen verdiente Mitarbeiter ein Incentive erhalten? Oder möchten Sie dem gesamten Team zusätzlich eine kleine Aufmerksamkeit zukommen lassen? Welche Gaben sind dazu geeignet und in welcher Form sollen sie überreicht werden? Wenn Sie sich rechtzeitig mit diesen Fragen beschäftigen, dann bleibt Ihnen nicht nur ausreichend Zeit, die nötigen Bestellungen zu tätigen, sondern Sie können gegebenenfalls durch kontrazyklische Einkäufe bares Geld sparen.

Planen Sie eine Veranstaltung mit Übernachtungen?

Falls Sie ein mehrtägiges Event durchführen möchten, sollten Sie sich rechtzeitig um die Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten kümmern. Übernimmt die Firma alle Kosten, dann beachten Sie bitte auch die in Ihrem Unternehmen gültigen Compliance-Regeln, um spätere Irritationen bei Ihren Mitarbeitern auszuschließen.

Abstimmung der Entscheidungsträger und Organisation

Falls Sie selbst der Chef Ihres Unternehmens sind, so liegt die Entscheidung über Art und Ausgestaltung des Events bei Ihnen. Sind Sie leitender Eventmanager und mit der Planung vertraut, dann sollten Sie darauf achten, die maßgeblichen Entscheider über den aktuellen Status der Planung in Kenntnis zu setzen. Gibt es eine Informationskaskade? Informieren Sie Ihr Team über den aktuellen Status und binden Sie die Kollegen rechtzeitig mit ein.

Die Kosten im Blick behalten

Wie hoch ist das diesjährige Budget und auf welche Weise soll es eingesetzt werden? Denken Sie auch daran, dass einzelne Gewerke (Location, Catering, Bühnenaufbau) fast immer auf Vorkasse bestehen. Als Eventagentur sind wir Ihnen gerne auch bei der Budgetplanung behilflich, sodass Sie die Kosten nicht aus den Augen verlieren.

 

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.