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Tipp 6 für eine gelungene Mitarbeiterveranstaltung

Organisation der nächsten Mitarbeiterveranstaltung: In der Zielgeraden – nun ist es fast geschafft!

Motto und Location, Budget und Datum, Catering und Show, Barkeeper und Technik, Unterkunft und Shuttle-Service stehen für Ihre nächste Mitarbeiterveranstaltung. Die Verträge mit den entsprechenden Gewerken sind geschlossen, alle Beteiligten haben den Termin in ihrem Kalender notiert. Was bleibt noch zu tun?

Die Einladung für eine Mitarbeiterveranstaltung formulieren

Schon vor einigen Wochen haben Sie das „Save the Date“ an alle Kollegen mit der Bitte verschickt, den Termin zu reservieren. Nun geht es an die Formulierung der eigentlichen Einladung, die jede Menge konkrete Informationen enthalten sollte, um eine Welle einzelner Rückfragen zu vermeiden. Wenn Sie die Einladung lieber selbst verfassen, empfehlen wir, folgende Informationen – soweit zutreffend – mit auf zunehmen:

  • Datum
  • Anfangszeit und Endpunkt der Veranstaltung
  • Anschrift der Location
  • Einladung mit oder ohne Begleitung
  • Motto und Art des Events
  • eventueller Dresscode
  • Anreise und Wegbeschreibung
  • Übernachtungsmöglichkeiten
  • individuelle Reisekostenregelung
  • Information über Shuttle-Service und Sammelpunkt
  • Ansprechpartner für Rückfragen

Falls Sie die Einladung zur nächsten Mitarbeiterveranstaltung selbst verfassen, sollten Sie sich hierfür etwas Zeit nehmen: Fehlen grundlegende Informationen, so dauert die Beantwortung der zu erwartenden Rückfragen gegebenenfalls viel länger. Grundsätzlich sollten alle relevanten W-Fragen innerhalb des Schreibens geklärt werden: Was findet wann, wo, wie und warum statt, wer ist eingeladen und welche Ansprechpartner gibt es bei Problemen?

 

Ist eine Rückmeldung wichtig?

Ja! Je nach Art des Events ist es sinnvoll, die Einladung mit einer Bitte um Rückmeldung zu ergänzen. Definitive Zusagen helfen Ihnen und dem Caterer dabei, die endgültige Anzahl der Gäste besser zu kalkulieren. Bei Einladungen mit Begleitung sollten Sie zudem die individuelle Zahl der Personen erfragen. Optional sollten Sie im Rahmen der Rückmeldung um die Angabe individueller Essgewohnheiten bitten. Oder erkundigen sie sich, ob eine Hotelbuchung vorgenommen werden soll.

 

Soll die Einladung als Serienmail oder per Post versandt werden?

Ob Sie einen elektronischen Brief schreiben oder die Einladung auf Papier verschicken, ist natürlich sowohl eine Stil- als auch eine Kostenfrage. Wir meinen: Ein edles Firmenevent mit Premium Catering hat durchaus eine vornehme Form der Einladung verdient. Bei entsprechender Teilnehmerzahl sollten Sie deshalb darüber nachdenken, elegante Einladungskarten drucken zu lassen. Tipp: Versenden Sie die Einladung mit den Lohnzetteln. Das spart Kosten und Sie erreichen alle Festanstellungen im Unternehmen.

Falls Sie sich für die Rund-Mail entscheiden, so ist es empfehlenswert, die eigentliche Einladung als PDF-Anhang beizufügen oder einen entsprechenden Downloadlink anzubieten. Eine zusätzliche Erinnerung am Schwarzen Brett steigert zudem die Vorfreude und sorgt dafür, dass niemand den großen Tag vergisst.

 

Die allerletzten Feinheiten

Auch wenn die Vorbereitungen bereits abgeschlossen sind, kommen vielleicht noch letzte Detailfragen auf. Bietet das Premium Catering auch genügend Alternativen für Veganer? Wo richten wir die Künstlergarderobe ein? Gib es eine Versorgung der Künstler? Hat das Organisationsteam einen Raum? Haben wir einen Raucherbereich? Haben wir tatsächlich an genügend Beschäftigungsmöglichkeiten für eventuell anwesende Kinder gedacht? Verfügt der Shuttle-Service über ausreichende Kapazitäten? – Notieren Sie sich alle Fragen, die für Sie noch unklar sind, und besprechen Sie diese To-Do-Liste mit Ihrem Team.

 

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der organisation.