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Tipp 5 für eine gelungene Mitarbeiter­veranstaltung

dorenburg verbio

Feinabstimmung & Kalkulation- nun geht es ins Detail!

Ziel, Datum, Motto und Location Ihrer Mitarbeiterveranstaltung sind geklärt. Nun geht es an Kalkulation und Feinabstimmung. Eine Aufgabe, die schnell zum Fulltimejob werden kann, der Sie über Wochen in Atem hält und Sie an Ihrer eigentlichen Arbeit hindert. Wir empfehlen Ihnen deshalb, dass Sie sich für die Planung genug Freiraum im Unternehmen schaffen und sich für die Organisation Zeit nehmen. Versuchen Sie besser nicht, zusätzlich große Projekte zu betreuen.

»Save the Date«!

Mit den bisherigen Vorbereitungen sind Sie auf der sicheren Seite. Sie wissen, dass ab jetzt alles wie geplant klappen wird und Sie sich auf ein unvergessliches Firmenevent freuen dürfen. An diesem Punkt bleibt nur noch eines für Sie zu tun: Aus Erfahrung empfehlen wir Ihnen, etwa zehn bis 14 Wochen vor dem großen Tag ein »Save the Date«
zu versenden. Bitten Sie alle Mitarbeiter, den Termin in ihrem Kalender zu vermerken, verraten Sie jedoch noch nicht zu viel über das anstehende Event. So steigern Sie die Vorfreude und stärken das Teamgefühl im Unternehmen.

Einzelne Angebote einholen und Verhandlungen führen.

Nun beginnt die konkrete Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterveranstaltung. Wenn Sie eine Eventagentur mit der Organisation beauftragt haben, ersparen Sie sich jede Menge kleinteiliger Aufgaben, die Sie ansonsten neben Ihrem eigenen Tagesgeschäft erledigen müssten, wie zum Beispiel:

 

  • Verhandlungen mit dem Betreiber der Location führen;
  • Verhandlungen mit dem Caterer führen und Speisen abstimmen;
  • Abstimmung der Deposit-Rechnungen sämtlicher Gewerke mit der Buchhaltung;
  • Organisation von Bus- und Shuttle-Service;
  • Buchung von Unterkünften;
  • Engagement der Live Künstler;
  • Organisation der Bühnenshow;
  • Barkeeper beauftragen;
  • Podium, Dekoration, Licht und Ton organisieren;
  • Security und Sanitäter verpflichten (empfehlenswert ab 200 Gästen);
  • Einladungsmanagement;
  • Fotografen bestellen;
  • Einlass und Garderobe organisieren;
  • und und und…

Wir wissen, dass diese Phase der Kalkulation und Feinabstimmung an die Substanz gehen kann, wenn der Organisator noch zusätzliche Aufgaben im Unternehmen erfüllen muss. Wenn sich erst im Laufe des Events herausstellt, dass die Bühne für einen der Acts zu klein konzipiert ist oder die Menge der Getränke viel zu niedrig berechnet wurde, ist der Frust groß und die Veranstaltung gerät ins Stocken. Hastiges Improvisieren bringt Unruhe. Die exakte Planung vom Premium Catering über den Shuttle-Service bis hin zum Garderobendienst ist deshalb Grundvoraussetzung für ein gelingendes Event. Wenn Sie versuchen, ein tolles Event nur Nebenbei und allein zu organisieren, werden Sie dabei möglicherweise bis zur letzten Minute von dem quälenden Gefühl verfolgt, etwas Entscheidendes nicht bedacht zu haben. Werden die Künstler wirklich rechtzeitig erscheinen? Stimmt die Beleuchtung? Ist der Caterer auch gut? Wird das Rahmenprogramm auf Begeisterung stoßen? – Dieses Gedankenkarussell, das nicht selten mit schlaflosen Nächten einhergeht, sollten Sie sich unbedingt ersparen.

Sie sehen: Es ist viel Arbeit und verlangt professionelles Know-how, eine Mitarbeiterveranstaltung leicht und unbeschwert ablaufen zu lassen. Nur wenn alle Gewerke optimal miteinander verzahnt sind, klappt eine Veranstaltung optimal. Als Eventagentur haben wir jede Menge Erfahrung auf diesem Gebiet und verfügen über hervorragende Kontakte zu unserem zuverlässigen Netzwerk.

 

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.